Sistem Informasi dan Pengambilan Keputusan

Definisi dan Pokok-pokok Sistem Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM), adalah sistem pengolahan data untuk menjadi informasi dengan menggunakan manusia dan komputer. Informasi itu sangat dibutuhkan untuk fungsi manajemen, artinya sebagai bahan pijakan para pengambil keputusan (sesuai dengan tahapan managerialnya), dalam mengambil keputusannya. Penggunaan komputer dalam SIM karena komputer dalam beberapa hal memiliki kemampuan yang melebihi kemampuan manusia, misalnya: dapat menyimpan sejumlah data yang banyak, pengolahan data yang cepat dan akurat, dan dapat memunculkan informasi kapan saja.
Keadaan data sebagai bahan informasi jumlahnya sangat banyak dan bervariasi, hal ini sesuai dengan keadaan data dari berbagai bagian organisasi yang mendukung organisasi tersebut.
Data yang bervariasi dan banyak itu agar terpadu dalam pengolahannya ditampung secara sistematis dalam data base. Untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas dari Sistem Informasi Manajemen, prosedur kerjanya dilaksanakan dengan on-line, yaitu beberapa komputer dan bagian-bagian organisasi dan subbagian organisasi dikembang-kan dengan “pusat komputer” sebagai terminal; manfaatnya agar setiap yang membutuh-kan dapat dengan cepat memperoleh informasi.
Berbagai jenis informasi akan dibutuhkan oleh setiap tingkatan managerial sesuai dengan keperluannya. Tingkatan-tingkatan managerial itu ialah: top management, midle management, low management, dan operation personal.
Salah satu bagian untuk memahami SIM adalah adanya pokok-pokok SIM, yaitu elemen-elemen yang terlibat dalam sistem informasi manajemen. Pada garis besarnya elemen-elemen yang terlibat dalam SIM terdiri dari 3 bagian, yaitu:
1. perangkat keras (hard ware),
2. perangkat lunak (software) yang terbagi dalam: data base, sistem umum, dan prosedur, dan
3. faktor manusia yang dimaksud dalam bagian ini adalah petugas pengoperasian komputer, yang menjamin benar dan lancarnya informasi.
Sistem umum terdiri dari subsistem kegiatan dan subsistem fungsi organisasi. Subsistem kegiatan yaitu: perencanaan strategis, pengendalian manajemen, pengendalian operasional, dan pengolahan transaksi.
Sedangkan subsistem fungsi organisasi adalah yang bersangkutan dengan bagian-bagian dari organisasi bisnis, seperti: pemasaran, produksi, logistik, personalia dan sebagainya. Yang terdiri dari komputer dengan berbagai fungsi dan modelnya

Evaluasi Perkembangan Konsep dan Profesional SIM
Dalam “kegiatan belajar 2″ yang bertemakan Evolusi Perkembangaan Konsep SIM, maksudnya adalah secara pelan (tidak serentak) tetapi pasti sistem informasi manajemen mengalami perkembangan. Perkembangan tersebut terjadi pada prosedurnya, dan pengolahan komputer; sehingga hal ini dapat meningkatkan kemampuan organisasi.
Perkembangan prosedural yaitu semakin meningkatnya penggunaan konsep-konsep manajemen dalam SIM; seperi: teori manajemen, ilmu manajemen, dan perakunan manajerial. Tentu saja penggunaan istilah-istilah tersebut lebih cenderung khas penggunaannya dalam SIM.
Penggunaan teori manajemen dalam SIM bertujuan untuk peningkatan perilaku manusia, baik yang terlibat dalam proses (sistem manusia dan mesin) maupun yang terlibat dalam pengambilan keputusan; sehingga kualitas organisasi meningkat.
Ilmu manajemen cenderung memakai kriteria ekonomis dan teknis dari pada kriteria perilaku; misalnya: sistematis dalam pemecahan masalah, pemakaian prosedur matematis dan statistis dalam analisis keputusannya.
Perakunan manajerial digunakan dalam perhitungan keuangan secara keseluruhan; disamping perhitungan biaya dan penganggaran, Pengolahan komputer berkembang sejajar dengan berkembangnya teknologi komputer, baik dalam perangkat kerasnya maupun perangkat lunaknya, sehingga benar-benar mendukung ketepatan dan kecepatan informasi yang dibutuhkan.
Pada sistem informasi manajemen, seperti pada bidang-bidang pekerjaan lainnya, terjadi usaha peningkatan profesional, yaitu usaha peningkatan mutu sumber daya manusia. Usaha tersebut dilaksanakan melalui program akademis formal.
Pada prinsipnya program akademis formal dibagi dalam dua bagian, sesuai dengan kebutuhan sistem informasi itu sendiri, yaitu bidang analisis sistem keorganisasian dan bidang perancang sistem.
Analisis sistem keorganisasian adalah berhubungan dengan struktur organisasi dan perilaku manusia yang terlibat dalam SIM.
Perancang sistem berhubungan dengan sistem teknologi komputer, baik perangkat keras maupun perangkat lunaknya, serta prosedur pelaksanaanya sehingga benar-benar dapat menunjang lancarnya SIM. Tentu saja kedua bidang pendidikan itu dilaksanakan dengan materi kurikulum yang berbeda, karena memang tujuannya berbeda.
Disamping maju pesatnya proses SIM, terdapat pula hambatan-hambatan yang mengganggu, yaitu masih terdapatnya beberapa kontroversi.
Beberapa hal yang sifatnya kontroversial itu adalah: sistem total dengan gabungan subsistem, sumber sistem informasi terpusat dengan pengolahan terpencar, sebuah terminal di setiap kantor eksekutif dengan terminal-terminal yang dioperasikan oleh staf; kesiapan fungsi manajerial untuk menerima teknologi sistem informasi.
Selain itu sistem total dianggap terlalu sulit untuk dilaksanakan, maka masih banyak yang menggunakan gabungan subsistem-subsistem.

Definisi Informasi
Terdapat perbedaan tentang pengertian informasi dalam percakapan sehari-hari dengan yang digunakan pada sistem informasi manajemen. Pada sistem informasi, istilah informasi mempunyai karakter tersendiri, diantaranya memiliki nilai dalam prosses pengambilan keputusan. Sehubungan dengan itu informasi dapat diartikan sebagai data mentah, data tersusun, atau kapasitas sebuah saluran komunikasi. Selain itu informasi dapat memperkaya penyajian, atau mempunyai nilai kejutan, yaitu mengungkapkan sesuatu yang penerimanya tidak tahu atau tidak menyangka sebelumnya.
Informasi dapat mengurangi ketidakpastian, karena informasi dapat mengubah kemungkinan-kemungkinan hasil yang diharapkan melalui sebuah keputusan. Berdasar-kan pada hal-hal tersebut di atas, maka informasi dalam SIM dapat didefinisikan sebagai berikut: Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau yang akan datang.
Suatu informasi bisa merupakan bahan jadi bagi pengambil keputusan tahapan tertentu, tetapi bisa pula merupakan bahan mentah bagi pengambil keputusan untuk tahapan berikutnya.
Informasi dalam SIM memiliki ciri-ciri: benar, baru, memiliki nilai tambah, korektif dan penegas

Informasi dalam Teori Matematis Komunikasi
Sistem matematis komunikasi adalah tingkatan teknis pada sistem informasi yaitu untuk mencapai keakuratan informasi, dengan mengusahakan keterukuran dan kecermatan di dalam prosesnya.
Sistem matematis komunikasi dikembangkan dari sistem komunikasi telepon dan sistem komunikasi teletype.
Segala macam hambatan dan gangguan dihindarkan, atau minimal dikurangi; diantara gangguan itu adalah bising dan distorsi yaitu kegaduhan yang tidak diketahui sumbernya dan yang diketahui sumbernya.
Mengingat keterbatasan manusia dalam pengolahan data yang sangat banyak jumlahnya serta sangat bervariasi, maka diusahakan penyederhanaan dengan beberapa metode. Di antaranya klasifikasi dan kompresi yaitu mengadakan penggolongan dan pemampatan (pemadatan); peringkasan dan penyaringan keorganisasian yaitu mengelompokan data ke dalam satu periode atau satu lingkungan geografis, serta mengadakan tertib organisasi agar tidak terjadi pengambilan keputusan oleh yang bukan haknya.
Hal-hal lain yang berhubungan dengan sistem matematis komunikasi yaitu adanya entropi dan redundansi. Informasi adalah fungsi entropi karena mengurangi keraguan dan ketidakpastian. Dan dalam saluran informasi biasa terjadi redundansi atau kelebihan kelebihan yang dapat digunakan untuk pengendalian kesalahan akibat adanya bising dan distorsi.

Mutu Informasi
Peningkatan kualitas dan kuantitas dari informasi berpengaruh positif terhadap prestasi kerja tetapi yang lebih penting lagi adalah peningkatan kualitasnya atau peningkatan mutunya. Yang mengganggu mutu informasi adalah adanya bias atau kesalahan, sepanjang bias itu tidak seberapa menyimpang, penerima atau pemakai informasi bisa menyesuaikannya. Tapi yang lebih sulit lagi adalah mendeteksi adanya bias tadi dan seberapa menyimpang biasnya. Bias atau kesalahan informasi diantaranya disebabkan oleh kesalahan dalam: metode pengukuran, tidak mengikuti prosedur, data yang hilang, penggunaan file, dan lain-lain.
Penanggulangan kesalahan ditanggulangi dengan cara pengendalian intern, petunjuk-petunjuk bagi penerima supaya dapat melakukan penyesuaian.
Hal lain yang mengganggu mutu informasi adalah usia informasi. Oleh karena itu perlu dipelajari tentang usia informasi dalam hal, usia informasi minimal, usia informasi rata-rata, usia informasi maksimal, baik untuk informasi kondisi, maupun untuk informasi operasi.
Konsep Informasi yang diterapkan pada Sistem Informasi
Berbagai konsep informasi atau teori-teori informasi telah kita pelajari bersama, seperti: teori matematis informasi, reduksi data, mutu informasi, dan usia informasi. Pada bagian ini dikemukakan bagaimana peristiwanya (bermanfaat atau tidak) bila konsep-konsep informasi tersebut diterapkan pada rancangan sistem informasi. Teori matematis informasi akan relatif lebih mudah apabila diterapkan kepada sistem informasi yang hanya menggunakan komputer, tetapi menjadi rumit apabila telah melibatkan manusia, karena karakter manusia yang tak dapat diukur dengan pasti dan selalu berubah-ubah.
Setiap sistem informasi akan selalu melibatkan manusia, disamping mesin. Teori matematis informasi hanya bermanfaat bila digunakan dalam pengambilan yang banyak pilihan; jadi kalau tak ada pilihan, adalah sia-sia untuk menggunakan teori matematika informasi agar penemuan informasi dapat memanfaatkannya dengan sebaik-baiknya, maka ia harus memahami nilai-nilai yang dimiliki informasi. Sehingga dengan demikian selain si penerima dapat memilih informasi yang sesuai dengan kebutuhannya, juga dapat menambah wawasan si penerima itu sendiri, sehingga tidak ada keragu-raguan terhadap pilihan keputusannya.
Model dasar
Fungsi dan peranan manusia dalam sistem informasi manajemen tidak kalah pentingnya dengan peranan sistem komputer, bahkan sangat menentukan dalam keakuratan dan kecepatan informasi. Namun demikian manusia akan terikat oleh keterbatasan kemampuannya, baik kemampuan alat inderanya sebagai penerima rangsangan informasi, kemampuan syaraf penyampai sebagai saluran, maupun otaknya sebagai pengolah dan penyimpan informasi. Oleh karena keterbatasan ini, maka timbul fungsi penyaringan di dalam saluran informasinya yang mengadakan seleksi dan penyederhanaan terhadap berbagai rangsangan informasi yang diterimanya, sehingga kelebihan beban yang terlalu berat dapat dihindari.
Hasil eksperimen menunjukkan bahwa fungsi pengolah dan penyimpan informasi memiliki kemampuan sebatas beban maksimal, dan jumlah keluaran tanggapannya pun sebatas beban maksimal itu pula atau lebih sedikit.
Disamping manfaatnya, penyaringan pun mempunyai kelemahan-kelemahan, karena akan dipengaruhi oleh kondisi dan situasi yang ada di lingkungannya, seperti: latar belakang pengalaman, dan situasi dengan tekanan-tekanan tertentu. Seringnya mengguna-kan fungsi penyaringan yang kurang tepat, lama kelamaan akan menjadi pola tertentu dalam pengolahan informasi. Pola tersebut akan memungkinkan kesalahan persepsi terhadap suatu informasi, yang akhirnya informasi yang biasanya menghilangkan keragu-raguan, justru jadi menambah keragu-raguan.
Model Newel-Simon tentang manusia sebagai Pengolah Informasi
Allen Newell dan Herbert. A. Simon membuat. model pengolahan sistem informasi manusia yang dianalogikan dengan sistem informasi komputer, model tersebut dikenal dengan “model Newell-Simon”. Di dalam model tersebut sistem pengolahan pada manusia yang terdiri dari: ingatan jangka pendek, pengolahan dasar, dan penafsir dibantu oleh ingatan jangka panjang dan ingatan luar. Ingatan jangka panjang dapat menangkap rangsangan yang cepat dan banyak, serta cepat dalam menampilkannya kembali. Ingatan jangka pendek hanya sedikit dapat menangkap rangsangannya, dan kurang tahan lama dalam menyimpan ingatannya.
Ingatan luar adalah alat-alat bantu yang di luar pengolah, untuk membantu sistem pengolahan; alat-alat ini berupa kertas, papan tulis atau tabung gambar.
Berdasarkan kemampuannya, ingatan jangka panjang dapat disamakan dengan sistem penyimpanan pada komputer, ingatan jangka pendek dapat disamakan dengan sistem pencatatan atau penyimpanan sementara (register pad).
Sistem pengolahan informasi manusia bekerja secara serial, sedangkan sistem pengolahan informasi komputer bisa serial dan bisa paralel, oleh karenanya komputer dianggap lebih mampu daripada manusia.
Dalam menghadapi persoalan, untuk pemecahannya manusia biasa merumuskannya (identifikasi masalah). Persoalan yang dihadapi menurut istilah Newell-Simon disebut lingkungan tugas (task environment) dan identifikasi persoalan disebut ruang persoalan (problem space)
Ruang persoalan atau cara manusia mengidentifikasi persoalannya akan dipengaruhi oleh kebiasaan, dugaan, dan sikap mental.
Keterbatasan kemampuan Manusia sebagai Pengolah Informasi
Mengingat jumlah data yang banyak dan sangat bervariasi serta keterbatasan kemampuan manusia, maka sering dilakukan pemampatan atau peringkasan data. Meskipun ada peningkatan terhadap prestasi keputusan, tetapi para pengambil keputusan merasa kurang yakin terhadap apa yang diputuskannya. Banyak peristiwa yang merugikan pada sistem informasi manajemen yang disebabkan oleh kekurangyakinan petugas pengolah data terhadap pelaksanaan tugasnya. Mereka meragukan apakah pekerjaannya telah dilaksanakan atau belum. Peristiwa tersebut terjadi karena tidak adanya mekanisme umpan batik yang memberi isyarat bahwa pekerjaanya telah dilaksanakan. Oleh karena itu mekanisme umpan batik perlu diadakan seperti yang telah dilakukan pada sistem komputer. Secara tidak disadari mekanisme sehari-hari antar manusia, seperti: anggukan kepala, ucapannya atau tangan yang diangkat untuk mengisyaratkan bahwa pesan telah diterima.
Para pengambil keputusan kadang-kadang mengumpulkan data yang sebanyak-banyaknya, padahal data yang benar-benar diperhatikan untuk pengambilan keputusan itu hanya sebagian. Hal ini cenderung rnerupakan tanggapan psikologis dari pada ekonomis, oleh karenanya dilihat dari keorganisasian hal ini merugikan, sebab adanya penyimpanan dan pengolahan yang sia-sia.
Pengertian Sistem, Jenis-jenis Sistem dan Sistem Manusia/ mesin
Sistem informasi dengan pendekatan sistem manusia/mesin akan memadukan dua unsur, yaitu unsur manusia dengan unsur mesin. Sistem manusia merupakan sistem terbuka dan probabilistik, sedangkan sistem mesin atau komputer merupakan sistem relatif tertutup dan deterministik.
Dengan memadukan dua sistem dengan karakter yang berbeda; maka akan terjadi saling mengisi dan saling melengkapi, sehingga bila salah satu sistem tidak ada, sistem informasi tidak akan jalan; meskipun dalam pelaksanaannya terdapat berbagai jenis kombinasi dari kedua unsur tersebut.
Untuk lebih memahami karakteristik sistem dengan segala seluk-beluk yang terdapat di dalamnya, dilakukan dengan pengunsuran (factoring), dengan demikian akan dapat diketahui sampai bagian-bagian yang sekecil-kecilnya. Dalam menganalisis sistem yang besar dengan jumlah subsistem dan interface yang sangat banyak, akan sangat rumit dilakukan, Untuk menyederhanakan sistem yang besar itu biasa dilaksanakan dengan simplifikasi dan pemisahan
Pengendalian dalam sistem
Keluaran dari sebuah sistem kadang-kadang tidak sesuai dengan keluaran yang semestinya (standar), hal ini membutuhkan pengendalian melalui sistem umpan balik untuk mencari gangguan-gangguan yang menghambat, sehingga terjadi hal seperti itu.
Agar sistem umpan balik itu dapat berjalan baik maka sistem harus memiliki standar keterukuran keluaran, sensor yang dapat menangkap kondisi setiap keluaran, alat yang dapat membandingkan keluaran yang terjadi dengan keluaran standar, serta alat yang bergerak mengoreksi masukan. Oleh karena sistem keorganisasian mempunyai sifat terbuka, berbagai kemungkinan gangguan bisa terjadi dan tidak terduga. Mengingat hal itu manajer harus mampu dan siap menghadapi segala kemungkinan gangguan dalam hal inilah berlaku “hukum variasi kebutuhan pengendalian”. Tentu saja tidak seluruh tanggapan korektif dari sistem umpan balik harus diterima, hal ini akan tergantung kepada kepentingan organisasi, karena itu berlaku fungsi penyaringan. Artinya hal-hal yang tidak prinsipil dan tidak terlalu mengganggu jalannya organisasi tanggapan korektif bisa diabaikan.
Konsep sistem diterapkan pada sistem Informasi Manajemen
Dalam sistem informasi manajemen, selain terdapat subsistem masukan, subsistem pengolahan, dan subsistem keluaran, terdapat pula subsistem penyimpanan data yang biasa disebut data file storage atau data base. Hal ini disebabkan dalam sistem informasi manajeman data yang terkumpul sekarang diolah sekarang, tidak selamanya digunakan sekarang, tetapi akan digunakan sesuai dengan kebutuhannya dan pada waktu yang berlainan.
Meskipun sebuah sistem merupakan kerjasama terpadu, sehingga menampakkan diri dalam bentuk tunggal, tetapi dalam kenyataannya merupakan sesuatu yang rumit yang terdiri dari berbagai subsistem yang masing-masing mempunyai rincian fungsi tertentu dan jalinan hubungan tertentu. Dengan adanya pembagian sistem menjadi beberapa subsistem serta masing-masing subsistem memiliki fungsi tertentu, maka hal yang demikian akan merupakan unit-unit kerja yang mudah ditangani. Setiap subsistem akan berhubungan secara tepat, saling mengisi dan bekerja sama secara utuh.
Dalam merencanakan sebuah sistem, fungsi subsistem, letak subsistem, jalinan hubungannya harus jelas. Kadang-kadang untuk sementara waktu ada subsistem yang tidak terinci fungsinya, hal itu biasa disebut “kotak hitam” atau “black box’. Pada pengembangan sistem selanjutnya hal itu akan diselesaikan atau diperincian fungsinya oleh pinganalisis sistem, ia akan bekerja sama dengan departemen lain yang ada hubungannya.
Struktur Organisasi dan Teori Manajemen
Organisasi merupakan alat yang digunakan manusia untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Keberhasilan organisasi merupakan gabungan antara kemahiran manajerial dan keterampilan teknis para pelaksana kegiatan operasional. Mahajemen selalu berkaitan dengan kehidupan organisasi. Tujuan mempelajari organisasi pada umumnya untuk memperbaiki antar hubungan manusia, perilaku organisasi berusaha menoong manusia dan organisasi agar dapat saling berhubungan secara lebih efektif.
Manajemen merupakan suatu ilmu dan seni menggerakan orang lain untuk mencapai tujuan tertentu. Manajemen diibaratkan darah yang mengalir pada tubuh manusia, yang penerapannya sangat situasional tergantung dari situasi dan kondisi serta kekhasan dari organisasi yang memakainya.
Manajemen terdiri dari fungsi-fungsi berupa perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf, pengkoordinasian, pengarahan dan pengendalian adalah menyangkut kegiatan pembentukan struktur, pengambilan keputusan dan interaksi manusia.
Model Pengolahan Informasi untuk menjelaskan Struktur Organisasi
Proses pengorganisasian harus ditata dari berbagai segi yang menyangkut jaringan informasi yang diperlukan oleh organisasi. Jaringan informasi itu hanya berguna bila dimanfaatkan secara tepat oleh semua pihak yang berhak memanfaatkannya.
Kegiatan pembentukan struktur meliputi perumusan persoalan yang akan dipecahkan, menyusun prioritas atas berbagai kegiatan, mendefinisikan batas-batas bagi penecahan yang akan dikerjakan dan seterusnya.
Kebutuhan sebuah informasi untuk mengolah informasi (banyaknya informasi) adalah sebuah fungsi dari faktor-faktor ketidakpastian tugas, banyaknya unsur relevan untuk pengambilan keputusan dan saling ketergantungan unit keorganisasian.
Beberapa hal yang diidentifikasi merupakan tanggapan keorganisasian atas kebutuhan pengolahan informasi adalah prosedure pengoperasian dan aturan keputusan, hirarki wewenang, sub-sistem mandiri, sumberdaya lentur, struktur mandiri, sistem informasi vertikal dan bentuk keorganisasian lateral.
Interaksi Manusia dalam Organisasi
Interaksi manusia sangat dirasakan penting didalam suatu organisasi. Pengaruh berbagai pola kehidupan manusia yang berbeda atas produktivitas tergantung pada beberapa faktor. Kepuasan bekerja akan lebih terlihat atau dirasakan lebih tinggi bila manajemen yang supportif partisipatif.
Penetapan tujuan merupakan unsur terpenting dalam manajemen. Tujuan-tujuan tersebut harus merupakan hasil musyawarah antar individu dalam kelompok yang masing-masing anggota yang memiliki tujuan sendiri. Perencanaan harus dijalankan pada semua tinggat organisasi. Perencanaan tersebut dapat diklasifikasikan dalam tiga jenis yaitu: strategis, taktis dan operasional. Pengendalian dilaksanakan melalui suatu mekanisme umpan balik.
Loop umpan balik pengendalian merupakan dasar bagi perencanaan sistem informasi. Pengendalian manusia akan cenderung menjadikan sistem yang tertutup. Sedangkan sistem manusia dan mesin merupakan suatu upaya untuk memanfaatkan sifat yang terbaik dari kedua unsusr tesebut. (SPP)